Mempelajari cara menulis surat adalah sebuah langkah dasar untuk menunjang pengetahuan anda dalam perihal pekerjaan, akademik maupun kebutuhan pribadi dalam menyampaikan informasi, pesan, ataupun sekedar rasa sayang dengan format dan cara penataan menulis yang baik dan benar.
Sebuah surat ada bermacam macam jenis dan kriterianya masing masing, baik itu surat resmi untuk pekerjaan, surat pendidikan yang diterbitkan oleh pihak sekolah, ataupun surat penagihan, sampai surat citna sekalipun jugalah termasuk sebuah surat.
Perlunya mempelajari bagaimana cara menulis surat yang benar itu diwajibkan, apalagi bila anda bekerja dalam bidang yang mengharuskan anda untuk menulis surat formal, seperti pejabat negara, perusahaan, ataupun sekolah. Bayangkan saja bila anda hendak menulis sebuah surat kepada seorang direktur perusahaan, apakah anda akan menulis sebuah surat yang dimana isinya anda menggunakan bahasa gaul dan bahasa nonformal seakan akan anda sedang surat menyurat dengan teman dekat anda padahal bukan. Tentunya anda harus mempelajari tata cara menulis surat formal untuk hal tersebut.
Hal yang perlu anda lakukan sebelum menulis sebuah surat adalah menentukan jenis surat yang akan anda kirim, baik itu tulisan tangan maupun berbentuk digital (email). Sebagian banyak surat formal yang penting memang sehendaknya diketik dan dikirim lewat pos. Namun bukan tidak mungkin kalau anda memiliki batas waktu yang ketat dan anda dengan sang penerima lebih memilih lewat email. Untuk surat yang tidak formal ataupun untuk teman kerabat anda, anda bisa menggunakan surat dengan tulisan tangan sekalipun untuk lebih dapat mengekspresikan atau menunjukkan perasaan anda.
Untuk surat yang formal, akan lebih baik lagi jika anda menggunakan kop surat dan menuliskan alamat anda pada bagian atas surat anda untuk menunjukkan keprofesionalan anda. Semakin formal surat yang anda tulis, maka akan semakin baik pula orang lain menilai anda dan pekerjaan yang anda lakukan. Penulisan surat yang bagus tentu saja juga disertai oleh penulisan tanggal pengiriman. Berikanlah beberapa jarak dibawah kop surat dan tulislah tanggal anda menulis surat tersebut, berikan juga alamat ataupun nama kota dan kode pos yang tersedia.
Perlu anda ingat bahwa tujuan anda dalam menulis surat adalah untuk berkomunikasi. Jangan menulis surat panjang lebar namun intinya kelupaan, tulislah surat dengan informasi yang cukup, dan berikanlah informasi apa yang harus anda diskusikan dengan sang penerima. Tuangkanlah semua dalam surat tersebut dan apapun tujuannya, hendaklah surat tersebut bertujuan untuk berbagi informasi yang menjadi fokus utama dalam menulis surat.
Sebelum anda mengirim surat anda, ada baiknya juga mengecek ulang surat yang anda tulis tersebut beberapa kali, tentunya untuk memastikan bahwa surat yang anda buat telah menyampaikan hal yang hendak anda sampaikan. Dan sebagai penutupnya, ada baiknya anda menambahkan salam penutup untuk mengakhiri surat anda dengan tujuan yang baik dan mengukuhkan hubungan anda dengan si penerima surat.
Tips Menulis Surat:
- Hindarilah basa basi dalam menulis surat dimana hal tersebut hanya akan membuat sang penerima surat bingung dengan informasi yang hendak anda sampaikan, terutama dalam surat untuk urusan bisnis maupun hal penting lainnya.
- Menulis surat bukan hanya ketika anda hendak melakukan bisnis, namun anda juga bisa menulis surat kepada orang lain sebagai rasa terima kasih, simpati, rasa kasih sayang, rasa kepedulian maupun ketika anda hendak menuangkan rasa humor anda kepada orang yang anda kasihi.
- Untuk surat yang ditulis dengan tangan, hendaklah anda menggunakan pulpen yang memiliki tinta hitam maupun tinta biru. Jangan menggunakan tinta merah untuk menulis surat karena tinta merah memiliki banyak arti sehingga tidak layak untuk digunakan ketika anda menulis surat, apalagi kepada rekan bisnis anda, dimana anda dapat disalah artikan.
- Apabila anda hendak mengirimkan email yang bersifat bisnis dan formal, hendakalah alamat email yang anda gunakan terlihat profesional. Akan sangat berbeda jika rekan bisnis anda melihat email dari seorang yang memiliki alamat email “sweetforeverz88@gmail.com” dengan seseorang yang memiliki alamat email “rini.putri@gmail.com”.
No Comments